پایگاه خبری تحلیلی افق تحلیل آنلاین:
اتوماسیون اداری چیست؟
اتوماسیون اداری یک نرم افزار یکپارچه و امن برای مدیریت اطلاعات و مکاتبات اداری در سازمان ها نیز می باشد. در واقع این نرم افزار یکی از بهترین ابزار مکاتبات سازمانی در راستای بهبود تعاملات، مدیریت متمرکز داده ها، کاهش هزینه و زمان، حذف مکاتبات کاغذی و….. نیز می باشد، که در حوزه های مختلف یک سازمان از جمله مالی، حسابداری، دبیر خانه و…که یکی از پیچیده ترین و مهم ترین بخش های یک سازمان نیز محسوب می شوند به کار می روند.
اهمیت استفاده از اتوماسیون اداری در سازمان ها
امروزه با افزایش حجم مکاتبات بین سازمانی استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری در سازمان ها در راستای تحقق اهداف مختلف و رقابت پذیری نیز اهمیت چشمگیری یافته است، که در ادامه به معرفی برخی از تاثیرات اتوماسیون ادرای بر سازمان ها نیز پرداخته ایم.
افزایش بهبود ارتباطات
نرم افزار اتوماسیون اداری تاثیر بسیار چشمگیری بر بهبود ارتباطات و افزایش عملکرد نیز ایجاد می کند و همچنین قادر به ارسال اطلاعات به صورت دقیق و سریع می باشد. این نرم فزار سبب بهبود ارتباطات میان سطوح مدیریتی و کارکنان و ارتباطات خارجی با سایر سازمان ها نیز می باشد و همچنین لازم به ذکر است که اتوماسیون اداری سرعت و کیفیت پاسخ دهی به نیاز مشتریان را بالا می برد.
تشخیص نقاط ضعف و ناکارآمدی ها
استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری این امکان را به مدیران می دهد که به راحتی به ناکار آمدی ها و نقاط ضعف در فرایندهای سازمانی نیز دست یابند و در راستایی بهبود این ناکار آمدی ها و نقاط ضعف نیز اقدامات اصلاحی اتخاذ کند.
صرفه جویی در زمان و منابع
اتوماسیون اداری قادر به خودکار سازی فعالیت های پرتکرار و زمان بر است که این مزیت به کارکنان این امکان را می دهد تا به راحتی منابع زمانی خود را به بهترین نحو مدیریت کند. با این اقدام تمرکز کارکنان سازمان بر فعالیت های مهم تر که ارزش بیشتر دارند نیز افزایش می یابد که سبب نزدیک تر شدن سازمان به اهداف خود می شود.
افزایش بهره وری
افزایش بهره وری به خودی خود یکی از دلایل استفاده از اتوماسیون اداری در سازمان ها می باشد که سبب بهبود عملکرد و بهره وری نیز می شود. این فرایند با کاهش خطای انسانی، بهبود کارایی فرایند ها، افزایش عملکرد، کنترل و نظارت و….اتوماسیون اداری را قادر می سازد که به صورت مقایس پذیر تر و با صرفه جویی در هزینه ها و زمان نیز عمل کنند.
برنامه ریزی جلسات
برنامه ریزی برای برگزاری یک جلسه نیازمند هماهنگی های بسیار با افراد مختلف نیز می باشد که گاها ممکن است فراموشی ها و یا اشتباهاتی نیز صورت بگیرد، اما با استفاده از اتوماسیون اداری در یک سازمان این فرایند را به طور خودکار به راحتی قابل مدیریت و انجام نیز می باشد. همچنین امکان درخواست جلسه به طور همزمان، اعلان های مربوط به رویدادهای مهم و حتی یادآورهای لازم را برای ما فراهم می کند.
مدیریت کارهای تیمی
با استفاده از اتوماسیون اداری می توان تمام فرایندهای مربوط به هماهنگی های تیمی دریک محیط را به عمل آورد. همچنین تمام اعضای تیم به راحتی می توانند در هر زمان و در هر مکان به تمامی مکاتبات، ایمیل ها، تقویم جلسات و دیگر ابزار مورد نیاز نیز دسترسی داشته باشند. این امکان به سبب محیط یکپارچه و قابل دسترسی که دارد سبب هماهنگی راحت تیم، بهبود کارایی تیمی، سودآوری سازمان و… نیز می شود.
مزایای اتوماسیون اداری بر سازمان ها
استفاده از اتوماسیون اداری به سبب مزایای فراوانی که دارد امروزه در سازمان ها اهمیت خاصی نیز پیدا کرده است، برخی از مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری عبارت اند:
کاهش حجم مکاتابات کاغذی
کاهش هزینه و زمان
حذف دفاتر اندیکارتور در دبیرخانه ها
افزایش بهره وری و عملکرد
کاهش خطاهای انسانی
بهبود ارتباطات
ارتباط از راه دور با محیط سازمان
